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2016年档案培训课程——文书档案归档文件整理

安乡政府网 www.anxiang.gov.cn   发布日期:2016-04-25  作者:王国珍  

文书档案归档文件整理

 

档案是各单位在经济、社会各项事业发展过程中形成的具有历史查考和保存价值的真实记录,是各单位存史的重要依据,是为领导科学决策、机关工作查考、群众生产生活服务的重要依据。各单位档案也是全县档案工作的重要组成部分,

要想做好档案工作,达到规范化管理要求,首先要学会分类,档案大体上可分为以下几大类:文书档案、会计档案、科技档案(基本建设、科学研究、设备仪器、产品)、业务档案﹙教学档案、病历档案﹚、特殊载体档案﹙电子档案、照片档案、音像档案﹚和实物档案﹙奖牌、奖杯、奖状、锦旗、印章﹚等。今天,我们重点讲解文书档案归档文件的整理。

一、基本概念

(一)归档文件:立档单位在其职能活动中直接形成的且办理完毕,具有保存价值的各种形式的文件材料。

1、立档单位的条件主要是有独立发文权(一般为独立法人),应有独立的人事任免权,设有会计单位等,﹙包括独立的二级机构,经费独立的副科级单位,国企,国家控股的企业、公司﹚。

2、归档文件形成的特点是直接性,即原始记录,包括立档单位收发文、没有文号的材料,如党组或行政办公会议记录、政治经济业务活动形成的文件资料,总结、制度、规划、情况汇报、机构沿革、大事记、期刊、统计材料、职称材料等。

3、办理完毕是指文书处理程序办理完毕,不是指该文件所指的工作办理完毕。如某某单位2014年制订的《20152016年工作规划》。其所规划的工作是在两年内完成,但其文书档案处理程序完后,即为办理完毕,可归档,应归在2014年。

4、保存价值是指文件材料凭证价值和参考价值。

(二)归档文件的整理:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章﹙编号﹚、编目﹙编制归档文件目录﹚、装盒,使之有序化的过程。

   归档的意义:归档是文件向档案转化的标志,是文书处理的终点、档案管理的起点。最终是便于档案的保管和利用。

  (三)全宗:指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体,设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格,可以独立行使职权,并能以自己的名义单独对外行文。一般来说,一个立档单位的全部档案就是一个全宗。

(四)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

 

二、整理方法

(一)归档文件的收集

    收集文件就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件材料加以清交、聚集的工作。收集是归档整理的前提、根本,没有收集齐全完整的文件材料,归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况,因此,收集应归档的文件材料必须保证齐全完整。机关文书档案大体上可以从这三个方面来收集:

1.全面收集            

    即不论本机关制发的,还是上级机关、同级机关和下级机关发来的,不管是单位保存的,还是单位领导和各部门以及个人存放的,都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。

2.重点收集

    从机构方面讲,本机关收发部门,各内部机构等是收集的重点;从个人方面讲,单位领导、办公室主任、秘书、收发人员、内部机构负责人等是收集的重点;从文件内容讲,记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的,方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料是收集的重点。

3.帐外文件的收集

   帐外文件是指未经收发文登记和打印、编号的文件,也就是所谓的白头文件

①综合类:本单位会议记录本(党委、党组会议,行政、民主生活会、办公会议等)、专题会议纪要;年度工作会议材料,专业会议材料,代表发言材料;本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验交流、典型材料、发表论文、考察报告;本单位举办重大活动、召开重要会议形成的文件材料;本单位制订的规章制度、规定、工作条例、岗位职责、管理办法,工作总结及规划、工作要点;本单位签订的合同、协议;领导班子及成员的述职述廉报告等各种文件材料;

②政工人事类:各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);统计报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表);干部任免、职称评定、调资、晋级、考核、各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、人事聘用合同;机构设置、撤销、合并;大事记等;

③业务类:各股室、业务部门形成的各种文件材料.如:各股室工作总结、规划等。                          

(二)归档文件的判断

   文件归档范围:剔除不归档文件材料,剩下的就是本单位应当归档的文件材料,必须进行归档整理。不归档范围是:

1、上级机关的文件材料中,普发性不需要本单位办理的文件材料﹙如:人大2015年工作要点;关于印发2015年政府工作任务分解的通知;﹚,任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料(如县委办下发的人员任免通知,没有本单位人员的),供工作参考的抄件等(如没有本单位信息的期刊、简报、通报作资料保存)。

2、本单位文件材料中的重份文件(每份文件只存一份),无查考利用价值的事务性、临时性文件(如节假日值班安排),一般文件的历次修改稿、各次校对稿(底稿只存一份),无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录、机关内部互相抄送的文件材料,本单位负责人兼任外单位职务形成的本单位无关的文件材料﹙如:本单位人员借调县委办形成的资料﹚,有关工作参考的文件材料。

3、同级机关和非隶属关系单位的文件材料。指同级机关和非隶属单位不需贯彻执行或不需办理的文件材料(如:某某参加入党积极分子培训班的通知)。

4、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。                              

5、为参考目的从各方面收集的文件材料(如:为领导写材料,从网上、报纸上摘抄的资料)。

   凡属本单位归档范围的文件材料,必须按有关规定向档案室移交,实行统一管理,任何个人不得具有己有或拒绝归档。凡属本单位不归档的文件材料,各部门要妥善保管,及时清理,并按有关规定进行处理。

(三)归档文件的分类                             

归档文件分类要求采用年度- -保管期限——机构问题三级分类。同全宗应保持分类方案的稳定。

    1、年度的划定

    ①年度以落款日期为准。如2015年形成的《2014年工作总结及2015年工作规划》应归入2015年。

    ②跨年度的文件放入办结的年度。如2012年形成的《2013-2014年工作规划》应归入2012年度; 某单位2009年立案、2010年结案的某信访案件,其文件材料统一在结案年度归档,即归入2010年。

    ③几分文件作为一件,“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件,以复文为准。如:请示与批复为一件的,以批复的时间为准。

    ④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。如会议记录有2013年和2014年两个年度的,以2014年为准。

⑤文件没有标注日期时,需要分析该文件内容,制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。

2、机构问题的区分  

机构问题分类法是将归档文件按其形成或承办机构分类的方法,在机构分类中,单位的内设机构名就是分类的类名。一般分为综合类、政工人事类、业务类等。类别排列方法:

①先党后政,即党群工作的文件在前,行政管理及业务在后;

②先综合后专题,即综合类的文件在前,专题类的文件在后。

3、保管期限的界定

    对进入归档范围的文件材料,根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限

的划分,按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文

书档案保管期限规定》,文书档案的保管期限分为永久、定期两种,定期一般分

30年、10年。                                                                                     

永久保管档案的确定:

    ①反映机关主要职能活动和历史面貌的文件材料。党组(党委)、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料(如县委党代会的通知、议程、领导讲话文件材料,参加人员花名册等,针对县委办存永久)。上级机关、上级领导视察本机关工作形成的重要文件材料(如领导讲话、题词);上级机关制定的重要方针政策性法规文件(指某项主要职能工作实施的细则、规定、意见、办法等文件材料),如省委下发的关于医药卫生体制改革的实施方案的文件材料,针对卫生局,要存永久。省委市委下发的水利系统机构改革的文件材料,针对水利局,要存永久。重要的业务文件(如国家档案局下发的“8号令”,档案局存永久)、调研报告、重要问题的请示、批复、批示(如数额较大的资金请示批复);重要的报告、总结、综合统计年报表等,大事记、机构设置、组织机构沿革、撤销、合并、名称更改、印章启用、作废、人员编制等文件材料。

    ②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、程序规定、执法检查情况、通报、整改通知等;行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料;房产、地产、固定资产、行政审批、20年以上的行政许可证、执照、资格证、重要的合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③机关工作活动中形成的维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值的文件材料。如人事任免、奖励材料(指县级四大家或县级以上单位表彰奖励的文件材料)、处分材料(指受到警告以上处分的文件材料,如降级、降职、撤职、开除等处分),录用、转正、聘任、协议、合同、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等材料;人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料。

④上级针对本单位的文件材料:a项目指标(如:上级给本单位下发的经费指标);b通报(上级关于本单位集体、个人、事项的通知通报等);

30年保管档案的确定:①是本机关职能活动形成的一般性业务文件(如县档案局发的关于档案接收的通知,档案交接凭证,本机关财务预算等)。② 是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料(如县委党代会的典型材料、代表发言、交流材料、新闻报道、简报等文件材料)。③是本机关人事管理工作形成的一般性文件材料,如人事工作制度、规定、办法等文件,本机关人员或单位受县级以下表彰﹙如:安乡县档案局2015年关于表彰档案工作先进集体和个人的通知﹚、奖励、处分﹙受到警告及警告以下通报批评)处分的文件材料。④是本机关一般问题的请示与上级机关批复、批示﹙时间短,金额小﹚,一般性工作报告、总结、统计报表,如科局的计生、工会、财务、纪检工作的总结报告、统计报表等。⑤直接针对的业务上级的文件材料,如县审计局发的关于财务收支审计意见的通知的文件材料。⑥本机关代上级机关起草并被采纳的稿件⑦20年以下的行政许可证、执照、资格证、重要的合同、协议、国有资产管理等文件材料。

10年保管档案的确定:①是本机关一般性事务文件材料(如节假日值班安排),年度以下或某项专题工作的总结(如单位计生工作);本单位年度以下管理制度、规定、办法、岗位目标考核办法,添置办公设备数额较小的请示、报告,信息、情况反映、简报等。②是上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料(如县档案局收到的市档案局下发的《关于印发<常德市档案局工作目标管理考核办法>的通知》)。③是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料(如县人事局、财政局发的关于机关工作人员津补贴的规定的文件材料)。④是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料(如县档案局发的《关于档案移交的交办函》)。⑤是下级机关报送的年度或年度以上的计划、总结、重点主题报告等文件材料(如:各股室年度工作总结及规划)。

(四)归档文件的装订                                                                          

1.整理单位:确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正本在前,定稿在后;正文与附件为一件,正文在前,附件在后;原件与复制件为一件,原件在前,复制件在后;转发文与被转发文为一件,转发文在前,被转发文在后;批复与请示为一件,批复在前,请示在后。报表、名册、图册、会议记录等按其原来的装订方式,一个自然本(册)为一件,未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起的为一件。

2.装订要求:

①装订前,永久、30年保管的文件材料,应去除易锈蚀的金属物,如订书钉,大头针等。因金属物会产生金属离子,使档案纸张老化,对档案保管不利。      

②归档文件逐件装订的用品,应选用国家档案局推荐认可的,质量符合档案保护要求的,适宜永久保存的不锈钢夹。 

③针对归档文件页数只有两三页纸的,可以采取在文件的左上角处粘一些固体胶的办法装订。

④针对归档文件“件”内页数较多,超过不锈钢夹限制的页数时,可以采用“三孔一线”的装订方法。

⑤对于装订成册不便坼钉的书籍、刊物,由于其金属物已严密封装在其中,有损原貌,可以不坼。

3.装订前归档文件的取齐方式和纸幅要求

①装订前,“件”内各项文件的取齐方式,采取左侧装订的,按左下侧对齐,采取左上角装订的,将左上侧对齐。

②装订时,归档文件纸张幅面的规定为A4型和16开型两种。

a.同“件”内的各页文件,有A416开时,只要不影响装订,可不做修整,采取左上侧或左下侧取齐即可。

b.超大型大纸张。如报表等,其修整方法,以A4纸张为标准,按取齐右下侧的方式进行折叠,但要注意折叠次数,同时折痕处应尽量位于字迹之外,采用单张折叠。(折叠方法与图纸相同)

c.超小纸张。如介绍信等,其修整方法,以A4纸张为衬托、裱糊。

4.装订前归档文件的质量要求

①每份文件要完整、齐全、页数要全,排序要正确。

②文件的字迹材料必须是耐久的或者比较耐久的碳素墨水、黑色油墨、印泥、激光打印、油印。

③对不符合上述字迹材料要求的,其保管期限为永久、30年保存的归档文件,装订前应进行复制,并将复制件与原件作为一件归档,原件放在前,复制件放在后。

④针对破损的文件,应进行裱糊、修补。

(五)归档文件的排列 

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。按年度——保管期限——机构问题来排列。                          

1.把同一年度、同一保管期限的文件排在一起。即每个单位每年只编永久、30年、10年三条流水号并分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内,不同机构问题的排列按事由的重要程度排列,将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,党委在前,政府在后,行政职能在前,其他工作在后。

    3.在同一保管期限内,把同一机构(或问题、文号)有内在联系(如同一次活动、同一项工作,同一个会议)的文件排在一起,即同一事由的相关文件应当排列在一起,是“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系”整理原则的体现,排列顺序应保持相对固定。

    4.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后顺序排列。如:党委发文字号排在一起,政府发文字号排在一起,并按文号的先后顺序排列。
   
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。排列顺序一旦确定,一般就要固定下来,每年都按同一顺序排列,这样便于今后查档调阅。

(六)归档文件的编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。文件编号项目固定后,要以归档章的形式逐件标识在每一份归档文件上,以明确归档文件在全宗中的坐标,确保归档文件借阅后正确归位。

1、归档章的位置

   归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中空白位置,如果机关收文有文件

处理单的,也放在前面作为首页加盖归档章。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,可另附纸页在文件前面加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹,也不宜与批示文件和收文章等交叉。                                      

2、归档章的项目及填写方法
   
归档章的项目包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、室编件号和馆编件号等项目。全宗号、年度、保管期限、件号等是必填项目。

①全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号的可暂时不填。

②年度:文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2015

③保管期限:归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
   
④件号:归档文件的排列顺序号。用阿拉伯数字编写,以年度为界,每年必须从1编起,不能跨年度连续编号,各期限分别编流水号(即每年分期限共编三条流水号)。

件号包括室编件号和馆编件,分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注,每种保管期限各编一个流水顺序号,如:

2014年永久件号:123……82

            30年件号:123……73

            10年件号:123……243

馆编件号待档案移交给档案馆后,由档案馆根据需要填写。

(七)归档文件的编目

编目是指编制归档文件目录,即应按照分类方案和室编件号顺序编制,打印归档目录。
   
编目应以“件”为单位进行,在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时,在归档文件目录中只对复文进行编目,通过检索复文来实现对相应来文的查找。
  
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。归档文件的目录参见附件二
    1
、件号:填写室编件号。

    2.责任者:指发文的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称,如“安乡县档案局”简称“县档案局”(通用简称),不能写为“本局”。②联合发文责任者过多时,可适当省略,两个单位以上的至少填写两个单位,但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件,编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写,并外加[ ]
    3
、文号:填写文号时应照实抄录,字号齐全,文件的发文字号一般由机关代字、年度、顺序号组成。如:安发〔20141号 , 必须分三行填写

安发

2014

1 

没有发文字号的不填写。
4、题名:即文件标题,完整的题名由责任者、问题、文种3个部份组成,

一般应照实抄录,其格式开头空两格,再转弯顶格抄录。①没有题名、题名不

规范或题名含义不清,应根据文件内容,重新拟写或补充标题,外加“〔〕”。

②表彰、任免的文件题名,应需将原文件中的机构、人员替换成本机关或本单位人员名单。 
5
、日期: 即文件的形成时间,填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日,

如: 2015324日,标注为20150324,必须填成两行。对未注明日期或日期不清的, 应根据文件内容加以考证填写,考证的时间加〔 〕。
  6
、页数:填写一件文件的总页数,用以统计和核对。文件中正反面有字的正反编号,正面编在右上角,背面编在左上角,能利用原页号的可不再编号。
  7
、备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等,如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“*”,将具体内容填入备考表中。
   
在表格右上方设置有归档文件所属“保管期限”和“机构(问题)”,便于准确查找和归位。

   (八)归档文件的装盒

 装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度,不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

 1.装盒要求:归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时,同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中,否则,在以件为单位进行管理的情况下,一旦归位错误,将很难再找回,甚至可能从此成为“死档”。

 2.档案盒应采用标准档案盒,各立档单位应到各级档案行政管理部门购买,以保证档案盒制成材料的质量。装盒应视文件的厚度选择适宜的档案盒,装盒后站立放置时不至于使文件弯曲受损。

3.在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。要求用数码章、保管期限章、碳素墨水、墨汁盖印在盒脊上,其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“/”号连接。

4.卷盒封面的线条上面盖印全宗章。

    5.备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

 ①盒内文件情况说明:填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况,应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时,如某件文件须说明的情况复杂,目录备注栏填写不下,也可在备考表中详细说明,并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

②整理人:填写负责整理归档文件的人员姓名,以明确责任。

 ③检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名,以示对整理质量的监督                                             

④日期:填写归档文件整理完毕的日期。

   (九)编制检索工具                      

1.归档说明(全宗说明)内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况(领导班子、内设机构及领导任职情况)本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否,档案数量,有何缺陷)。

2.打印归档文件目录(采用国际标准A4型纸,永久、30年保存的档案,要移交县档案馆,目录一式三份,10年的不需移交县档案馆,目录一式两份)。并编制目录封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

全宗名称:立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

年度:填写本目录所登录文件的形成年度。如:20015年、2009-2015

保管期限:根据目录中所登文件的保管期限填写。如:永久、30年、10年。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件一:

 

全宗名称

年 度

件 号

 

保管期限

 

 

 

 

 

附件二:

 

归档文件目录

 

保管期限:_______    机构(问题)_______                  盒号_____

责任者

文号

  

日期

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

来源: 县档案局 【责编: 数据导入
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