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2016年档案培训课程——会计档案整理

安乡政府网 www.anxiang.gov.cn   发布日期:2016-04-25  作者:张红芳  

 

会计档案整理

 

会计档案,是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

一、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。

二、会计账簿类:总帐、明细账、日记帐,固定资产卡,辅助账簿,其他会计账簿。

三、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

四、其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

一、会计凭证的整理

(一)分类

即将会计凭证的种类分开,一般的单位只有机关会计凭证一类,少数单位有多类型的会计凭证,如:财政局就有机关会计凭证,经建会计凭证,预算会计凭证等。

(二)分年度

即将会计凭证按年度分开,一年度内按日期的先后顺序排列。

(三)编制档号

1.全宗号:档案馆给定每个全宗的代码。

2.目录号:全宗内案卷所属目录的代码。会计凭证统一用“W1”作为代码,W1为一级类目,W1.1为二级类目,W1.1.1为三级类目。如财政局:W1.1机关会计凭证;W1.2经建会计凭证;W1.3预算会计凭证:W1.3.1预算内会计凭证,W1.3.2预算外会计凭证。

3.卷号:在同一目录号内案卷排列的顺序号,同一年度内从1开始编一个流水号

(四)划分保管期限

原始凭证、记账凭证、汇总凭证划分为15年,会计凭证内有工资表,资产报表、年报表的凭证划分为永久(见附表)。

(五)编制案卷目录

格式如下

单位:                          目录号:

案卷号

凭证号

时间

保管期限

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(六)填写凭证盒

(要求用碳素墨水盖印)需填写的项目有立档单位、全宗号,年、月、册、凭证字号、目录号、案卷号、保管期限。

1.立档单位:填写本单位的全称,要求用小条形档案全称章盖印在此栏目内。

2.全宗号:填写档案馆给立档单位的代码,要求用数码章盖印在此栏目内。

3.年、月、册的填写:按照凭证封面的相关项目填写,要求用数码章盖印在此栏目内。

4.凭证字号的填写:按照凭证相关项目填写,要求用数码章盖印在此栏目内。

5.目录号的填写:要求刻一个“W1” 代码章盖印在此栏目内。

6.案卷号的填写:一个年度内的顺序编号,在同一年度内不允许出现同一案卷号或空号。

7.保管期限的填写:根据《会计保管期限表》(见附表)填写该凭证的保管期限。

(七)装盒、排列上架

将凭证装入已盖印的凭证盒,按照顺序排列上架。

二、会计账簿的整理

(一)分类:同上

(二)分年度:同上

(三)编制档号:全宗号、案卷号同凭证,目录号,会计账簿的目录代码为“W2”。

(四)划分保管期限:总账、明细帐、日记帐划、辅助账簿分为15年,现金和银行日记帐保管期限为25年,固定资产卡片划分为5年。(见附表)

(五)装订:将账簿去除金属物(订书针、回形针、小螺丝钉)、去掉空白页,撤掉帐夹,然后用线装订成册。

(六)装盒:我们现在采用文书档案盒,装盒前将会计账簿左下角胶上一张小纸条再入盒,方便查找。

全宗号

 

保管期限

机构(问题)

 

纸条格式如下:         卷盒背脊格式:

全宗号

  

目录号

 

案卷号

 

账簿名称

 

时间

 

保管期限

 

 

(七)编制案卷目录:

格式如下

单位                            目录号

卷号

账簿名称

时间

保管期限

备注

(八)排列上架:将整理完的会计账簿档案按顺序号排列上架。

三、会计报表整理

(一)分类:同上。

(二)分年度:同上。

(三)编制档号:全宗号,案卷号同上,目录号:会计报表目录号代码为“W3”。

(四)划分保管期限:年度财务报表永久,月、季报表3年。

(五)装订:同会计账簿装订。

(六)装盒:同账簿一样采用文书档案盒,装盒前将会计报表左下角胶一张小纸条再入盒。

 

纸条格式:              卷盒背脊格式:

全宗号

 

目录号

 

案卷号

 

报表名称

 

时间

 

保管期限

 

全宗号

年度

保管期限

机构(问题)

 

 

 

(七)编制案卷目录:格式如下

单位:                    目录号:

卷号

报表名称

时间

保管期限

备注

()排列上架:按会计报表顺序,排列上架。

四、会计档案的鉴定与销毁

1.鉴定。组成鉴定小组(由分管领导及有关人员组成)。对保管期满,应予销毁的档案,可由保管会计档案的部门提出意见,再由财务部门和档案部门共同鉴定一次,认定其确实无保存价值时,才能作出销毁的结论。

2.销毁。销毁失去保存价值的会计档案,应做到销毁有据,程序分明,手续齐备,记录在案。

销毁程序:

①档案部门提出销毁意见;

②会同财务部门共同鉴定;

③造出销毁清册;

格式:

类别             目录号           保管期限      

卷号

类别

日期

已保管年限

 

 

 

 

 

 

 

 

④报请本单位主要负责人审批;

⑤向当地财政局、档案局和上级主管部门递交书面报告(附销毁清册);

⑥财政局派员作终审鉴定;

⑦由财政局和档案局派员监销。

监销人员在销毁会计档案前,要认真清点核对。销毁后,在销毁清册上签名、盖章,并将监销情况报告机关领导人,销毁清册要归档保存。

3.销毁审批表模式:

经鉴定后,清出无保存价值的报表    卷(册),账簿    卷(册),凭证    卷(册),应予以销毁,请审批。

 

 

 

 

鉴定领导小组负责人(签名)               

           

主管负责人(签名)                  

           

监销人(签名)                  

           

 

 

 

附:

会计档案保管期限表

 

序号

档案名称

保管期限

 

会计凭证类

 

会计凭证内如有工资表,资产报表的凭证永久保存

1

原始凭证

15

 

2

记账凭证

15

 

3

汇总凭证

15

 

会计账簿类

 

 

4

总账

15

包括日记账

5

明细账

15

 

6

日记账

15

现金和银行日记账保管25

7

固定资产卡片

 

固定资产报废清理后保管5

8

辅助账簿

15

 

财务报告类

 

包括各级主管部门汇总财务报告

9

月、季度财务报告

3

包括文字分析

10

年度财务报告(决算)

永久

包括文字分析

其他类

 

 

11

会计移交清册

15

 

12

会计档案保管清册

永久

 

13

会计档案销毁清册

永久

 

14

银行余额调节表

3

 

15

银行对账单

3

 

来源: 县档案局 【责编: 数据导入
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