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2016年档案培训课程——基建档案整理

安乡政府网 www.anxiang.gov.cn   发布日期:2016-04-25  作者:  

 

基建档案整理

 

一、概念

基建档案是各种建筑物、构筑物以及地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计施工和使用、维修活动的直接记录。

二、归档范围

按照《国家重大建设项目文件归档范围》进行收集归档。范围有:

(一)、可行性研究、任务书

(二)、设计基础文件

(三)、设计文件

(四)、项目管理文件

(五)、施工文件

(六)、监理文件

(七)、工艺设备文件

(八)、科研项目

(九)、涉外文件

(十)、生产技术准备,试生产文件

(十一)、财务、器材管理

(十二)、竣工验收文件

三、分类

将应归档的文件材料按照归档范围收集起来后按照项目阶段及项目文件有机联系进行分类。

四、分保管期限

基建文件材料按照《国家重大档案建设项目文件保管期限表》分为:永久、长期、短期。在立卷实践中我县一般都是建设方归档。一般都设为永久。

五、装订

案卷内的文件材料按A4规格进行组卷。

①正式装订前要撤除卷内材料易锈蚀的金属物。

②大于A4规格的文件材料(如图纸)采用手风琴式的折叠法,左边留出装订位置。

③小于A4规格的文件材料采用A4规格纸托表。

④用固体胶棒胶于每份文件的右上角或用备用夹装订。

⑤文件材料较多的采用“三孔一线”的方法装订。

六、编页号

卷内文件有书写内容的均应编写页号,从一开始一页一号,用阿拉伯数字编写,页号编写位置;单面书写的文件编在右下角,双面书写的文件材料正面编在右下角背面编在左下角。每一盒一个流水号,成套图样或印刷成册的文件有页号的不必重新编写页号。

七、卷内目录

卷内目录由序号、文号、责任者、题名、日期、页号和备注等组成。卷内目录排列在每卷文件材料首页之前。格式如下:

 

 

 

 

 

 

卷内目录

保管期限                                     盒号        

序号

责任者

文号

题名

日期

页号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   序号,用阿拉伯数字从1起一次标注卷内文件的顺序,一个

文件(或部件)一个号。

   文号,填写文件的文号或图样的图号,或设备、项目代号。

   责任者,填写文件材料的直接编制单位或主要责任者。

   题名,填写该份文件或图样标题的全称,一般应照实抄录,

自拟题名的外加”[ ]”号。

   日期,填写每份文件材料的形成日期,一般可省略“年、月、

日”字样

   页号,填写每份文件首页标注的页号,即每份文件所在页号。

八、填写科技档案盒封面背脊(除案卷题名外其他栏目

都要求用碳素墨水盖印)科技档案盒应填写格式:档号、立卷单位、起止日期、保管期限、案卷题名。

   档号,由目录号和序号组成.。科技档案的目录号代码为“J”,

J——1J1——1J2——1要求刻印目录代码章

   立卷单位,填写文件材料的。编制单位的全称。要求刻为小

长条章盖印。

   起止日期每盒案卷开始的日期至最后日期,如2011——2013.

   保管期限分为永久、长期、短期根据《基建档案保管期限表》

划分该基建项目的保管限。要求用保管期限章盖印。

⑤,案卷题名,应简明准确的揭示文件材料内容,由立卷人拟写。

九、制案卷目录

案卷目录由案卷号、题名、保管期限、年度、页数、备注等组成。案卷号、题名、保管期限、年度对应科技档案盒填写,页数填写每盒文件材料的总页数。备注填写盒内文件需要说明情况。格式如下:

案卷目录

案卷号

题名

保管期限

年度

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

十、排列上架,按照档号顺序排列上架。

来源: 县档案局 【责编: 数据导入
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